Privacy Policy

Effective date: May 23, 2026

Bureaucracy AI helps people in Germany understand letters and draft replies. This Privacy Policy explains what data is processed, why it is used, and what rights you have.

Controller and Contact

The controller is the publisher that distributes Bureaucracy AI through the relevant app store. For privacy requests, contact charlespheonix@gmail.com.

Data We Process

• Contact information: email address.
• Identifiers: Firebase user ID and device identifiers processed by app services such as Firebase and Google Mobile Ads.
• User content: letter text you paste, photograph, or upload; extracted text; summaries; deadlines; suggested steps; important terms; reply drafts; and creation dates.
• Purchases: subscription status, subscription plan, purchase entitlement state, and related App Store or Google Play purchase information. We do not store full payment card details.
• Usage data: product interaction data such as monthly and weekly usage counts, usage month and week, ad reward credits, preferred language, and advertising data such as rewarded ad activity.
• Diagnostics: crash data, performance data, technical error data, and other diagnostic information used to keep the app reliable.

Purposes of Processing

We process data to provide sign-in, document analysis, reply generation, document history, PDF export, usage limits, subscription features, ads for free users, abuse prevention, troubleshooting, app security, reliability, and performance.

Advertising and Tracking

Free users may see ads through Google Mobile Ads. Ads are configured for non-personalized or contextual delivery and we do not use email address, document content, purchase history, or usage data to track users across apps and websites owned by other companies.

AI Processing

Document text is sent through Firebase Cloud Functions to OpenAI to generate explanations and reply drafts. The OpenAI API key is stored only server-side. Do not submit information you do not want processed for this purpose.

Storage

Account data and document history are stored in Firebase until you delete them or delete your account. Reply drafts and analyses are stored with your document. Local files selected for OCR are used for the relevant processing flow.

Service Providers

The app uses Firebase Authentication, Firestore, Firebase Storage, Cloud Functions, Google Mobile Ads, OpenAI, App Store or Google Play purchase services, and platform OCR features. These providers may process data as processors or independent controllers under their own terms.

Legal Bases

Where GDPR applies, we process data to perform the service, comply with legal obligations, pursue legitimate interests in operating and securing the app, and, where required, based on your consent.

Your Rights

You may request access, correction, deletion, restriction, portability, and objection. You may also withdraw consent where processing is based on consent and lodge a complaint with a data protection authority.

Deletion

You can delete your account in Settings. This is intended to remove your user profile and related document data. If deletion in the app fails, contact support.

International Transfers

Some providers may process data outside the European Economic Area. Where required, transfers rely on appropriate safeguards.

Children

The app is not directed to children under 16.

Changes

This policy may be updated when features, providers, or legal requirements change. The current version is provided in the app and on this website.

Datenschutzerklärung

Gültig ab: 23. Mai 2026

Bürokratie AI hilft Nutzerinnen und Nutzern in Deutschland, Briefe zu verstehen und Antwortentwürfe zu erstellen. Diese Datenschutzerklärung erklärt, welche Daten verarbeitet werden, wofür sie genutzt werden und welche Rechte du hast.

Verantwortlicher und Kontakt

Der Verantwortliche ist der Anbieter, der Bürokratie AI über den jeweiligen App-Store veröffentlicht. Für Datenschutzanfragen kontaktiere charlespheonix@gmail.com.

Welche Daten Wir Verarbeiten

• Kontaktinformationen: E-Mail-Adresse.
• Kennungen: Firebase-User-ID und Gerätekennungen, die durch App-Dienste wie Firebase und Google Mobile Ads verarbeitet werden.
• Nutzerinhalte: von dir eingefügte, fotografierte oder hochgeladene Briefinhalte, erkannter Text, Zusammenfassungen, Fristen, vorgeschlagene Schritte, wichtige Begriffe, Antwortentwürfe und Erstellungsdatum.
• Käufe: Abo-Status, Abo-Plan, Berechtigungsstatus und zugehörige App-Store- oder Google-Play-Kaufinformationen. Wir speichern keine vollständigen Zahlungsdaten.
• Nutzungsdaten: Produktinteraktionen wie monatliche und wöchentliche Nutzungsanzahl, Nutzungsmonat und -woche, Video-Credits, bevorzugte Sprache und Werbedaten wie Aktivität bei belohnten Anzeigen.
• Diagnosedaten: Absturzdaten, Leistungsdaten, technische Fehlerdaten und andere Diagnoseinformationen, um die App zuverlässig zu betreiben.

Zwecke Der Verarbeitung

Wir verarbeiten Daten, um Anmeldung, Dokumentanalyse, Antworterstellung, Dokumentverlauf, PDF-Export, Nutzungsbeschränkungen, Abo-Funktionen, Werbung für kostenlose Nutzer, Missbrauchsschutz, Fehlerbehebung, App-Sicherheit, Zuverlässigkeit und Leistung bereitzustellen.

Werbung und Tracking

Kostenlose Nutzer können Anzeigen über Google Mobile Ads sehen. Anzeigen sind für nicht personalisierte oder kontextbezogene Auslieferung konfiguriert. Wir nutzen E-Mail-Adresse, Dokumentinhalte, Kaufhistorie oder Nutzungsdaten nicht, um Nutzer über Apps und Websites anderer Unternehmen hinweg zu verfolgen.

KI-Verarbeitung

Dokumenttext wird über Firebase Cloud Functions an OpenAI übermittelt, um Zusammenfassungen und Antwortentwürfe zu erstellen. Der OpenAI-API-Schlüssel befindet sich nur auf dem Server. Gib keine Informationen ein, die du nicht für diese Verarbeitung bereitstellen möchtest.

Speicherung

Kontodaten und Dokumentverlauf werden in Firebase gespeichert, bis du sie löschst oder dein Konto gelöscht wird. Antwortentwürfe und Analysen werden mit deinem Dokument gespeichert. Lokale Dateien, die du zum OCR auswählst, werden nur für die jeweilige Verarbeitung verwendet.

Dienstleister

Die App nutzt Firebase Authentication, Firestore, Firebase Storage, Cloud Functions, Google Mobile Ads, OpenAI, App-Store- oder Google-Play-Kaufdienste und plattformspezifische OCR-Funktionen. Diese Anbieter können Daten als Auftragsverarbeiter oder eigenständige Verantwortliche gemäß ihren Bedingungen verarbeiten.

Rechtsgrundlagen

Soweit die DSGVO gilt, verarbeiten wir Daten zur Vertragserfüllung, zur Erfüllung rechtlicher Pflichten, auf Grundlage berechtigter Interessen an Sicherheit und Betrieb der App sowie, falls erforderlich, auf Grundlage deiner Einwilligung.

Deine Rechte

Du kannst Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch verlangen. Du kannst außerdem eine erteilte Einwilligung widerrufen und dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren.

Löschung

Du kannst dein Konto in den Einstellungen löschen. Dabei sollen dein Nutzerprofil und deine zugehörigen Dokumentdaten entfernt werden. Falls eine Löschung in der App fehlschlägt, kontaktiere den Support.

Internationale Übermittlung

Einige Dienstleister können Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeiten. In diesem Fall stützen sich Übermittlungen auf geeignete Schutzmaßnahmen, soweit gesetzlich erforderlich.

Kinder

Die App richtet sich nicht an Kinder unter 16 Jahren.

Änderungen

Diese Erklärung kann aktualisiert werden, wenn sich Funktionen, Dienstleister oder rechtliche Anforderungen ändern. Die aktuelle Version wird in der App und auf dieser Website bereitgestellt.